Làm việc với người Nhật

Người Nhật vốn nổi tiếng bởi sự cần cù và cẩn thận. Hường, nhân viên của công ty RPV, một liên doanh ở khu công nghiệp Thăng Long, cho biết: “Các sếp người Nhật rất coi trọng sự chăm chỉ. Thông minh và nhanh nhẹn được đặt sự sau cần cù. Hiệu quả có thể chưa cao nhưng nếu nhân viên tỏ ra hết lòng vì công việc, gặp việc khó không nản chí, kiên trì giải quyết vấn đề sẽ được người Nhật đánh giá cao”.

Cũng chính vì coi trọng sự chăm chỉ nên họ thường yêu cầu nhân viên làm hết việc chứ không phải làm hết giờ. Kết thúc một ngày làm việc không phải là kết thúc giờ làm mà là kết thúc kế hoạch công việc của ngày hôm đó. Nhân viên trong công ty Nhật phải học cách ăn nhanh, đi nhanh và làm nhanh để tận dụng giờ giấc, trong khi việc đi làm muộn bị coi là tối kỵ.

Đặc điểm cẩn thận của người Nhật được thể hiện trên nhiều phương diện. Khi giao việc cho nhân viên, họ truyền đạt rất chi tiết, cụ thể. Khi nhân viên làm sai, sếp Nhật thường trao đổi lại nhiều lần để đảm bảo không bao giờ mắc phải sai lầm.

Hường kể: “Ở những ngóc ngách, xó xỉnh nhất của nhà máy, sếp cũng đi hết và ở đâu có cái gì đó đặt, để sai quy định là ông lại đi nhắc nhân viên dọn dẹp. Sếp Nhật luôn là người quan sát thực tế, sau đó mới nói nhân viên và nói bất cứ việc gì cũng có căn cứ. Mình là người phụ trách gọi nước nhưng hay quên, sếp phải nhắc nhở nhiều lần nhưng ông không hề cáu. Quan điểm của ông là luôn đặt mình vào vị trí của người khác để nhìn nhận vấn đề”.

Với các đối tác, họ kiểm tra thông tin kỹ lưỡng. Uy tín của đối tác là yếu tố người Nhật quan tâm nhất. Và một khi đã chọn được đối tác, họ sẽ làm ăn lâu dài đến mức gần như không bao giờ thay đổi dù đối tác mới có thể giá rẻ và nhiều ưu đãi hơn. Do đó, họ thường có thói quen lựa chọn chính các công ty của Nhật hoạt động tại Việt Nam. Chẳng hạn như xây dựng nhà xưởng là Vinata, sửa chữa máy móc, lắp đặt điện nước là Vina Kinden hay Vina Shiroki, và IT thì 99% mời Fujisu. Hiệp hội doanh nghiệp của Nhật có nhiệm vụ tìm hiểu rõ thông tin, mức độ uy tín của các doanh nghiệp ở mỗi lĩnh vực: sản xuất, dịch vụ, tài chính ngân hàng, bảo hiểm… và tổ chức gặp gỡ định kỳ để tìm đối tác, thống nhất các chính sách về nhân sự, mức trần về lương, thưởng.

Ngay cả tuyển người, họ cũng thích nhận người qua giới thiệu để an tâm hơn. Và nếu bạn chuyển từ công ty Nhật này sang công ty Nhật khác thì gần như chắc chắn sếp mới sẽ gọi điện đến công tỹ cũ để kiểm tra xem bạn ra đi vì nguyên nhân gì, có bàn giao đầy đủ công việc không, nhân cách trong công việc ra sao và đặc biệt, có mắc sai phạm gì không. Do đó, nếu bạn không nhận được thông tin tốt từ sếp cũ thì cơ hội việc làm mới của bạn hầu như rất hạn chế.

Thứ bậc trong các công ty của Nhật là hết sức quan trọng. Nhiều công ty vẫn còn giữ truyền thống “sống lâu lên lão làng”, chỉ có những người đủ năm công tác và kinh nghiệm mới được chỉ định vào những vị trí nhất định. Việc thăng tiến vượt bậc ở các công ty Nhật không dễ xảy ra như ở các công ty phương Tây. Nhưng nếu bạn còn trẻ mà ở vị trí cao hơn thì cũng luôn nhận được sự kính trọng của các nhân viên “đầu hai thứ tóc” ở cấp dưới.

“Các sếp Nhật thích nhân viên tỏ ra phục tùng, dễ bảo và dễ nghe lời. Họ không thích ra mặt những nhân viên tỏ ra phản kháng và thường báo cáo lên cấp trên về các trường hợp đó”, Quỳnh, trợ lý giám đốc công ty Nhật Việt Tinh, cho biết. Khi gặp cấp trên, người cấp dưới thường cúi gập mình, chào hỏi trước để thể hiện sự tôn trọng. Tương tự, trong trao đổi công việc với cấp trên, câu cửa miệng của nhân viên luôn là “ha-i” ( có nghĩa “vâng”). Khi cấp trên nói hết thì nhân viên mới trình bày ý kiến một cách từ tốn.

Các nhà quản lý người Nhật cũng thấm nhuần nghệ thuật lấy lòng người. Người Nhật đi bất cứ đâu đều mua quà cho nhân viên, dù món quà nhỏ nhưng thường được gói ghém rất đẹp. Họ tuyệt đối coi trọng sự đoàn kết, chia sẻ trong công việc. Muốn nhắc nhở nhân viên, bao giờ họ cũng khen ngợi trước, cảm ơn vì đã nỗ lực làm việc hết mình cho công ty, đồng thời kèm thêm: “Nhưng nếu anh làm như thế này thì sẽ tốt hơn!”. Nhân viên nữ mới sinh nở, sếp Nhật đến tận viện để thăm hỏi. Vào dịp cuối năm, sếp Nhật thường gọi từng nhân viên vào phòng để trao lương tháng 13. Họ cúi rạp người, diễn đạt sự biết ơn vì nhân viên đã gắn bó với công ty.

Còn nếu công ty của Nhật gặp trục trặc, thậm chí phá sản, họ sẽ cẩn thận viết thư giới thiệu nhân viên cho các công ty Nhật khác. Chặt chẽ trong công việc nhưng người Nhật lại rất thoải mái, cởi mở ngoài giờ làm”. Hạnh, phiên viên của công ty Sundia, cho biết: “Họ hay tổ chức cho nhân viên vui chơi, đi hát karaoke. Hình ảnh một ông già nói cười ầm ĩ, uống rượu đến mức bò lăn, bò toài ra cả bàn khác hẳn với ông sếp nghiêm nghị thường ngày ở nơi làm việc”.

Hường kể: “Bọn mình có lần đi nghỉ mát ở Hạ Long. Buổi trưa, sau khi ăn uống, bọn mình gạ sếp đi hát karaoke. Sếp thì già, trưa nắng gắt, mồ hôi mồ kê nhễ nhại nhưng vẫn đi theo. Bọn mình phải đi rất xa mới tìm được quán hát nhưng đến nơi thì lại đen đủi mất điện. Chính bọn mình cũng nản, nhưng sếp lại bảo đi tìm tiếp quán khác. Đi được một đoạn khá xa, cái đứa ở khách sạn chạy theo bảo ở khách sạn cũng có phòng hát.

Bọn mình quay lại nhưng về đến nơi, khách sạn lại cho biết phòng hát đang sửa. Mọi người đều nản, các chuyên gia mệt đã lên phòng ngủ hết. Nhưng sếp bảo: “Nếu mọi người thích đi hát thì phải tìm bằng được mà hát”, mấy bác cháu lại kéo nhau đi. Lúc đó, số người đi đã giảm một nửa, mọi người mệt lử nhưng sếp vẫn rất vui tươi, không hề tỏ ra mệt mỏi. Mình rất ấn tượng với sự nhiệt tình đó”.

Chính vì vậy, nhân viên thường gắn bó và làm việc lâu dài cho các công ty Nhật.

6 bí quyết thành công trong kinh doanh của người Nhật

- Người Nhật nổi tiếng thế giới với một phong cách làm việc đặc biệt và hiệu quả. Văn hóa của người Nhật chứa ẩn những điều bí ẩn mà ít ai ở ngoài có thể hiểu hết được.

Người Nhật lại là những người câu nệ một cách cứng nhắc trong những hợp tác làm ăn. Làm việc với người nước ngoài, họ đặc biệt nghiêm khắc và luôn đề phòng. Nhưng bạn hãy để ý, đằng sau công việc ấy là những nụ cười rất thoải mái, thân thiện của người Nhât. Đó lại chính là một trong những phong tục, lễ nghi từ văn hóa và truyền thống Nhật. Và đó phải chăng cũng là một trong những nền tảng dẫn đến thành công của người Nhật?

Dưới đây là 6 điều có thể gọi là những “bí quyết” mà bạn có thể học được từ văn hóa kinh doanh của người Nhật.

1.1. Tôn trọng chính thẻ card kinh doanh của mình

Một cuộc gặp gỡ, người Nhật bao giờ cũng bắt đầu bằng việc trao đổi card kinh doanh với kiểu cách trịnh trọng cao. Lễ nghi được gọi là “meishi kokan”. Khi nhận card, người kinh doanh nhận bằng hai tay rồi đọc nó rất cẩn thận, đọc lại những thông tin được in trên card rất to, và sau đó đặt nó vào trong chiếc hộp chuyên để card hoặc đặt nó trên bàn ngay trước mặt của anh ta, sử dụng nó trong cuộc chuyện trò khi cần. Người kinh doanh không bao giờ cất luôn card vào túi. Đó được coi như một điều không tôn trọng người khác.

Bạn học được gì? Việc trao đổi card là một cách chúng ra biểu lộ sự quan trọng trong việc làm ăn kinh doanh. Nó cho chúng ta thấy được giá trị của cuộc gặp, và bạn cũng sẽ nhận được giá trị của nó trong tương lai.

Bạn nên thích nghi thế nào? Nếu ở Bắc Mỹ, trông bạn sẽ thật ngốc nghếch, thậm chí là sẽ bị chế nhạo nếu như bạn thực hiện đầy đủ nghi thức như vậy. Tuy nhiên, khi bạn nhận được card, tức là bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quan trọng từ nó. Bạn sẽ không cảm thấy đó là một điều không cần thiết nếu như bạn nhớ được rằng, tên người cần liên lạc thật giá trị. Bạn sẽ bị coi là thật thô lỗ, thiếu tôn trọng người khác nếu “quẳng” ngay chiếc card của họ vào chiếc túi rối đóng “xoẹt” lại.

1.2. Học tập từ những người đi trước

Trong những cuộc gặp gỡ của người Nhật, họ luôn trực tiếp đưa ý kiến của mình tới người có cấp bậc cao nhất để giải trình dự định chứ không phải vì mục đích tăng sự chú ý của xếp với anh ta. Khi cúi chào, theo lễ phép chào hỏi của người Nhật, càng với người lớn tuổi, thâm niên lâu năm hơn, bạn càng phải cúi chào thấp hơn.

Bạn học được gì? Văn hóa kinh doanh của người Nhật luôn coi trọng giá trị của những người đi trước vì sự hiểu biết, từng trải và cả những kinh nghiệm đáng quí mà họ cung cấp cho công ty. Dù bạn có ở thang bậc nghề nghiệp cùng nhau, nhưng những người tuổi lớn hơn bạn vẫn luôn quan trọng hơn bạn.

Bạn nên thích nghi thế nào? Học tập từ những người đi trước, hay những người trên bạn trong cùng một tập thể, môi trường làm việc. Nếu như bạn không bằng lòng với người quản lý, hãy thẳng thắn góp ý với riêng cá nhân đó, và không bao giờ đòi hỏi quyền thế của ông ấy trước đám đông. Hiểu biết sẽ giúp con người tiến bộ lên những bậc cao hơn bởi những kỹ năng và kinh nghiệm mà chúng ta tích lũy được.

1.3. Nâng cao tinh thần bằng những khẩu hiệu

Rất nhiều doanh nghiệp của Nhật bắt đầu ngày làm việc của họ với một buổi sáng tập hợp tăng cao tinh thần hăng hái làm việc, nơi những công nhân thường xếp hàng và đồng hô khẩu hiệu của công ty. Đó là một cách gây cảm hứng hăng hái, tạo động lực và tạo lòng trung thành trong công việc. Và điều này cũng giúp cho mục tiêu của công ty luôn được giữ vững trong tâm trí của mỗi người.

Bạn học được gì? Bề ngoài của lễ nghi này xem ra có vẻ giống một sự truyền bá tôn giáo, nhưng đó lại chính là những lời cổ vũ tinh thần trong công việc đối với người Nhật. Một cuộc tập hợp vào buổi sáng hàng ngày sẽ thay cho lời nhắc nhở một chiến lược, mục tiêu lâu dài của công ty, những lời có thể gây ra sự mơ hồ nếu cứ nhắc nhở từng cá nhân như một nghiệm vụ bắt buộc hàng ngày.

Bạn nên thích nghi thế nào? Hãy nhắc nhở bản thân mỗi khi bạn đặt mình ngồi xuống ghế rằng mục tiêu công việc của bạn là gì. Hãy định lại trong đầu một mục tiêu lâu dài cho chính bạn, hãy nhận thức sự cần thiết sẽ đạt được của một tập nhóm cùng làm việc. Hãy liệt kê những khẩu hiệu bằng tay do chính bạn làm ra và sử dụng chúng khi bạn cảm thấy nản chí hay thiếu tự tin.

1.4. Khuôn mặt nghiêm khắc

Ngoại trừ những dịp làm cho người người Nhật thả sức cười, những nhân viên Nhật thường không diễn tả cảm xúc vui đùa trên khuôn mặt thay vào đó là một khuôn mặt khiêm khắc. Đặc biệt trong các cuộc họp, họ nói nhỏ, giọng nói rất thận trọng, và thường nhắm mắt khi chú ý gần tới người nói. Thói quen này với người nước ngoài thể hiện dấu hiệu của sự khó chịu.

Bạn học được gì? Người Nhật hầu hết đều có những sự kính trọng trong tín ngưỡng ngay cả ở những nơi làm việc. Sự hài hước hiếm khi được vận dụng, ngoại trừ những câu nói đùa trong những giờ nghỉ. Rất khó có khó những sự động chạm cơ thể giữa những đồng nghiệp.

Bạn nên thích nghi thế nào? Với chúng ta, dường như những nơi làm việc quá nghi thức như vậy dường như thật khó chịu và quá ngột ngạt. Bạn không muốn biến nơi làm việc thành những mảnh đất thiêng liêng, nhưng không có lý do nào để biến nó thành những nơi giống như nhà dành cho những người bạn. Vẻ chuyên nghiệp và tư cách cá nhân sẽ làm tăng sự kính trọng công việc, và vì thế cũng sẽ tăng sức sản xuất trong doanh nghiệp.

1.5. Làm hết mình, chơi hết mình

Sau những ngày làm việc căng thẳng, mệt nhoài, những nhà kinh doanh của Nhật đều sẵn sàng “xả hơi” cho mình tới các quán bar sau những giờ làm việc. Nếu nơi bạn làm việc quá cứng nhắc hoặc lễ nghi, thì những người kinh doanh Nhật sẽ ghé tới để giải thoát tinh cách hà khắc mang từ công ty về. Một sở thích được ưa chuộng là tới các quán bar karaoke, nơi mọi người có thể thả sức hát tới tận nửa đêm thậm trí tới lúc giọng không còn để mà hát. Bên cạnh các địa điểm vui chơi giải trí để cân bằng với công việc, các câu lạc bộ khiêu vũ, hộp đêm còn là nơi những người cộng sự,đồng nghiệp chia sẻ thông tin, kí kết giao kèo để tăng cường mối quan hệ gắn bó lẫn nhau.

Bạn học được gì? Một điều quan trọng là không để công việc chi phối quá nhiều cuộc sống của bạn. Thời gian rỗi là một phần quan trọng trong ngày của bạn. Nó giúp bạn giải tỏa đi sự căng thẳng và là thời gian yên tĩnh để bạn xua đi những lo âu.

Bạn thích nghi thế nào? Hãy quên đi công việc trong một khoảng thời gian nhỏ dù chỉ là một lúc, thậm chí khi bạn đang ở cùng đồng nghiệp. Tận hưởng những giờ phút hạnh phút và tham dự những buổi tiệc tùng của công ty. Giao lưu cùng cả bạn bè bên ngoài công ty, cùng các hoạt động xã hội sẽ giúp bạn trở nên tự nhiên, giảm tính cứng nhắc.

1.6. Mối quan hệ được đặt lên hàng đầu

Giao thiệp rất quan trọng với người Nhật, nó thường được đề cập đến đầu tiên với mỗi mối quan hệ mới. Đặc điểm chung của những nhà kinh doanh Nhật là khả năng thích ứng cao trong các cuộc đàm phán. Và đặc biệt khả năng diễn thuyết của họ rất tốt nên dễ chiến thiện cảm của đối tác, thành công dành được hợp đồng cũng chiếm tỷ lệ cao. Làm quen, giao tiếp với những người có thanh thế, địa vị là khía cạnh mà người Nhật rất quan tâm để có thêm nhiều cơ hội làm ăn mới.

Bạn học được gì? Hoàn thành bài phát biểu đầy trọng lượng sẽ mang lại cho bạn sự tin cậy và khả năng thành công lớn. Người Nhật cảm thấy nghĩa vụ của họ là phải trung thành với những hợp đồng đã ký, ngay cả sau khi ký kết, họ vẫn tôn trọng đối tác của mình.

Bạn thích nghi thế nào? Chúng ta thường gọi đó là sự phô trương thanh thế bằng cách tự nhận là quen biết những nhân vật nổi danh, nhưng đây lại không được xem như là một thói quen đáng trọng. Bạn không muốn bị gọi là người khoác lác, nhưng thực tế đó lại là một điều quan trọng khi chúng ta ở trong một tổ chức. Xây dựng cầu nối mọi nơi, bạn sẽ nâng giá trị của mình lên. Một ngày bạn chỉ nhắc tới những thành công và bạn sẽ nhanh chóng đạt được giấc mơ trong sự nghiệp.

Mỗi nền văn hóa khác nhau lại hé mở cho chúng ta những điều, những bí quyết thành công riêng sẵn có trong mảnh đất tự nhiên của họ. Cũng giống như vị của loại thức ăn lạ sẽ mang lại cảm giác thích thú, thêm nữa, những yếu tố của trong cuộc sống công việc của người nước ngoài mà bạn gom nhặt được khiến tầm nhìn của bạn thêm mở rộng và phong phú. Áp dụng những bí quyết của người Nhật sẽ khiến bạn nổi bật tại nơi mà bạn làm việc đấy.